Benefícios no onboarding: como apresentar no primeiro mês

Por que incluir benefícios no onboarding

Benefício que ninguém explica na entrada corre o risco de ficar parado. A pessoa sabe que existe auxílio para refeição, mas não sabe quando o crédito é liberado. Ouviu falar de um clube de benefícios, mas não lembra onde entrar. A dúvida fica para depois, e esse depois pode não chegar. Por isso, trate os benefícios como parte da integração, e não como um anexo do contrato.

Um dado ajuda a mostrar que a integração merece atenção: segundo a Gallup, apenas 12% dos funcionários concordam totalmente que a organização onde trabalham faz um ótimo trabalho ao integrar novos funcionários. O dado vem de um texto do blog da Gallup que não traz data na página citada, por isso não o leia como retrato atual. O número fala da integração em geral, não de benefícios, e não mede o que acontece na sua empresa. Use-o como alerta, e não como meta.^[1]

Em material sobre integração de novos funcionários, o CIPD afirma que as primeiras impressões de um funcionário sobre a organização podem ter impacto significativo na integração dele à equipe e na satisfação com o trabalho. O trecho citado não fala de benefícios. A ligação com o tema é nossa: explicar bem o pacote faz parte da impressão que a empresa causa nas primeiras semanas.^[2]

O que contar no primeiro dia, na primeira semana e no primeiro mês

O próprio texto da Gallup sobre integração cita o primeiro dia, a primeira semana e o primeiro mês do recém-contratado. Usamos a mesma divisão porque cada momento comporta uma quantidade diferente de informação: pouca no começo e mais detalhes quando a pessoa já se situou.^[1]

No primeiro dia, apresente o pacote em uma conversa curta: quais benefícios existem, quais começam a valer de imediato e quais dependem de cadastro ou de prazo. Não tente explicar as regras de cada item. O objetivo é que a pessoa saia sabendo que existe uma lista, onde ela está e a quem perguntar.

Na primeira semana, resolva o que tem prazo ou exige alguma ação: cadastros, inclusão de dependentes quando o benefício permitir, primeiro acesso a plataformas e dúvidas sobre descontos em folha. Se houver dúvida sobre a regra de algum benefício, confirme com quem cuida da folha ou da área trabalhista antes de responder.

Ao longo do primeiro mês, mostre os benefícios no dia a dia. Explique os que fazem sentido em situações concretas, como uma compra planejada, uma consulta ou um curso, e pergunte o que ficou confuso. Nossa sugestão é não deixar o benefício apenas no contrato: apresente-o perto de uma necessidade real da pessoa e observe, nas conversas seguintes, se essa forma de explicar ajuda a sua equipe a lembrar dele.

As mensagens abaixo são modelos para adaptar ao tom da sua empresa. Troque os trechos entre colchetes pelo que vale no seu caso.

• Primeiro dia, enviada pelo RH: “Boas-vindas! Seus benefícios estão listados em [local]. Nesta semana, vamos fazer juntos os cadastros que têm prazo. Se tiver qualquer dúvida, fale com [nome].”
• Fim da primeira semana, enviada pelo RH: “Você conseguiu concluir [cadastro]? Se ainda faltar algo, me avise até [data] para não perder o prazo.”
• Segunda semana, enviada pelo gestor: “Você já conhece [benefício]? Ele pode ajudar em [situação da rotina]. Se quiser, mostro onde fica o acesso.”
• Fim do primeiro mês, enviada pelo RH: “Qual benefício você já usou? Algum ficou confuso? Sua resposta ajuda a melhorar a apresentação para quem chegar depois.”

Quem explica o quê: RH, gestor e colegas

Dividir a apresentação entre pessoas diferentes evita que tudo dependa de uma única conversa.

Combine o roteiro antes de a pessoa chegar. O gestor precisa saber o que o RH já explicou, e o colega de referência precisa saber até onde vai o papel dele. Sem esse combinado, a mesma informação é repetida várias vezes ou simplesmente não é dada.

Nas empresas pequenas, a mesma pessoa pode cuidar do RH e da gestão. Nesse caso, mantenha os momentos separados no calendário, mesmo que quem fala seja a mesma pessoa: a conversa sobre regras e prazos é diferente da conversa sobre o uso no dia a dia.

Cada papel cobre um tipo de dúvida:

• RH: apresenta o pacote completo, as regras, os prazos e os cadastros. Também responde sobre descontos em folha e inclusão de dependentes.
• Gestor: liga os benefícios à rotina da equipe, como folgas ou cursos que fazem sentido para a função, e abre espaço para perguntas nas conversas individuais.
• Colega de referência: mostra na prática onde fica cada acesso e como ele mesmo usa algum benefício, sem substituir a orientação do RH.

Que materiais e canais usar para explicar os benefícios

Um material de referência único, que a pessoa consiga consultar depois, ajuda mais do que vários arquivos espalhados. Pode ser uma página na intranet, um documento compartilhado ou uma mensagem fixada no canal da equipe. O importante é que ele informe, para cada benefício, o que é, quem pode usar, como acessar e a quem perguntar.

Use os canais que a equipe já abre todos os dias. Se a comunicação interna acontece por aplicativo de mensagens, envie ali os lembretes da linha do tempo. Se acontece por e-mail, use o e-mail. Criar um canal novo só para benefícios exige um hábito que o recém-contratado ainda não tem.

Cuidado com o excesso. Uma apresentação longa no primeiro dia, com todas as regras de todos os benefícios, disputa a atenção com o contrato, os acessos e os nomes novos. Prefira repetir as informações em doses menores ao longo do mês.

Se a empresa oferece um clube de benefícios, trate-o como um item do pacote, ao lado dos outros, e não como a resposta para tudo. Mostre o acesso na prática, no aparelho que a pessoa vai usar, e indique uma situação de uso ligada à rotina dela.

Como verificar se o novo colaborador entendeu e usou os benefícios

Entender e usar são coisas diferentes, e as duas merecem acompanhamento. O entendimento aparece nas perguntas que a pessoa faz e na capacidade de dizer onde encontrar cada benefício. O uso aparece nos registros que a empresa já tem, como cadastros concluídos ou acessos a uma plataforma, quando esses dados existem.

A conferência não deve virar fiscalização. A pergunta do fim do mês serve para ajustar a apresentação, não para cobrar uso. Se várias pessoas tropeçam no mesmo ponto, o problema está na explicação ou no próprio benefício, e não em quem chegou.

Repita a conversa do fim do primeiro mês depois de alguns meses, como parte da rotina. Nossa sugestão é usar lembretes periódicos para manter os benefícios à vista; observe nas conversas seguintes se eles de fato ajudam a sua equipe. Esse retorno também pode indicar se o pacote ainda faz sentido para quem está na empresa e servir de base para revisá-lo a partir do que as pessoas contam que usam.

Use o checklist abaixo no fim do primeiro mês, numa conversa rápida entre o RH e o gestor:

• A pessoa recebeu o material de referência e sabe onde encontrá-lo.
• Os cadastros com prazo foram concluídos ou têm data combinada.
• Os dependentes foram incluídos nos benefícios que permitem isso, quando for o caso.
• O gestor conversou sobre os benefícios ligados à rotina da função.
• A pessoa sabe a quem perguntar sobre cada benefício.
• Houve um primeiro acesso aos benefícios que exigem cadastro em plataforma.
• As dúvidas que apareceram foram anotadas para ajustar o roteiro de quem chegar depois.