Recibo de doação para ONG: o que informar e como emitir

Para que serve o recibo de doação para ONG e quem deve recebê-lo

O recibo é o documento em que a organização reconhece, em nome próprio, que recebeu uma doação de alguém. Para a equipe financeira, ele liga cada entrada a uma pessoa ou empresa e a uma data. Para quem doou, confirma que o apoio chegou ao destino certo, e não apenas que o dinheiro saiu da conta.

Para situar o público deste texto: para os fins da Lei nº 13.019/2014, uma das hipóteses de organização da sociedade civil é a entidade privada sem fins lucrativos que não distribui resultados entre sócios ou associados, conselheiros, diretores, empregados, doadores ou terceiros e que os aplica integralmente na consecução do respectivo objeto social. A definição ajuda a entender que tipo de organização recebe as doações, mas não descreve como deve ser um recibo. Para o documento em si, quem orienta é o contador da organização.^[1]

Quem recebe o recibo? Como regra de trabalho, todo doador que contribuiu, e não só quem pediu. Pessoas físicas, empresas que apoiam um projeto e quem entrega alimentos ou equipamentos merecem o mesmo cuidado de registro. Com uma regra definida, a emissão deixa de depender da memória de quem atendeu o pedido.

Quais informações incluir no recibo da sua organização

O checklist abaixo é uma proposta de trabalho, não um modelo oficial. Leve a lista ao contador da organização, ajuste a redação de cada campo e só depois adote o modelo para toda a equipe.

Um tipo de texto fica fora do checklist: qualquer frase sobre benefício fiscal para o doador. Se a organização pensar em incluir algo assim, a decisão é do contador, e não de quem monta o modelo.

• Identificação da organização: nome ou razão social, CNPJ, endereço e um canal de contato que alguém de fato acompanhe.
• Identificação de quem doou: nome completo ou razão social e o documento que o contador indicar para o registro.
• Valor recebido, por extenso e em algarismos, quando a doação for em dinheiro.
• Data em que o recurso entrou na conta ou em que o bem foi entregue, que pode ser diferente da data de emissão.
• Forma de recebimento: dinheiro em espécie, PIX, boleto, cartão ou transferência.
• Descrição dos bens doados, com quantidade e estado de conservação, quando a doação não for em dinheiro.
• Destinação combinada, se a doação foi feita para uma campanha ou um projeto específico.
• Numeração sequencial, data de emissão e nome e assinatura de quem responde pela organização.

Doações em dinheiro, por PIX e de bens: o que muda no recibo

No PIX e na transferência, o dinheiro chega com registro, mas o extrato pode não trazer tudo de que o recibo precisa, como o nome completo de quem pagou ou a campanha a que a doação se destinava. Antes de emitir, confira o lançamento e, se faltar algum dado, pergunte ao doador em vez de completar por suposição. O comprovante que o doador guarda vem do banco dele; o recibo é a palavra da organização sobre o que recebeu.

Em boleto e cartão, a data do pagamento e a data em que o valor fica disponível para a organização podem não coincidir. Combine com o contador qual delas o recibo registra e use o mesmo critério para todos os doadores.

Dinheiro em espécie pede recibo na hora, com a contagem feita na frente do doador e uma via guardada pela organização. Nesse caso, ajuda ter um modelo impresso e numerado para bazares e eventos, sem depender de computador ou de conexão.

Na doação de bens, o recibo descreve o que entrou: tipo, quantidade e condição. Atribuir valor a esses itens é uma decisão contábil. Por isso, não estime preço por conta própria no documento; registre a descrição e encaminhe ao contador.

Para quem doa todo mês, defina se a organização emite um recibo por contribuição ou um documento periódico que reúna as contribuições do período. As duas opções funcionam se forem comunicadas ao doador e aplicadas sem exceção, inclusive quando a pessoa interrompe a contribuição.

Como organizar a emissão e o envio ao doador

Quando cada pessoa emite do seu jeito, o retrabalho aparece rápido: um recibo sai do celular, outro de uma planilha antiga, um terceiro fica esperando alguém lembrar. O fluxo abaixo divide a tarefa em cinco etapas, cada uma com um responsável, mesmo que seja sempre a mesma pessoa.

Um padrão interno de emissão também deixa mais fáceis de conferir os registros que a organização entrega ao contador. Do lado da contabilidade, segundo o Conselho Federal de Contabilidade, as Normas Brasileiras de Contabilidade são aplicáveis a entidades de todos os setores, independentemente do seu tamanho ou natureza. O mesmo texto diz que essas normas asseguram uniformidade e transparência nas práticas contábeis. A página do CFC não trata de recibos; o modelo do recibo é uma decisão da organização com o seu contador.^[2]

A equipe da ONG não precisa dominar essas normas para emitir recibos. O que ela precisa é entregar ao contador registros completos e consistentes, e o fluxo existe para isso. Se uma etapa costuma ser pulada na correria, ela está grande demais e deve ser dividida.

• Registrar: lançar a doação no cadastro com doador, valor ou descrição dos bens, data, forma de recebimento e destinação.
• Conferir: comparar o lançamento com o extrato, o relatório do cartão ou a lista de entrega de bens antes de emitir.
• Emitir: gerar o recibo a partir do modelo aprovado, usando o próximo número da sequência.
• Revisar e enviar: outra pessoa confere nome e valor, e o envio sai pelo canal que o doador indicou.
• Arquivar: guardar a via da organização junto do comprovante de entrada, no lugar que a contabilidade consulta.

Como aproveitar o recibo para agradecer e manter o contato

O recibo chega logo depois de o doador ter contribuído. É um bom momento para dizer obrigado com palavras da própria organização e lembrar qual projeto a doação apoia.

Mantenha as duas funções separadas. O documento fica sóbrio e fácil de conferir; o agradecimento vai no corpo da mensagem que acompanha o arquivo, com o tom da sua organização. Assim, mudar o texto de agradecimento não obriga a mexer no modelo aprovado pelo contador.

Aproveite o envio para registrar preferências: se a pessoa quer receber notícias do projeto, por qual canal e com que frequência. Guardada no cadastro, essa informação orienta o próximo contato melhor do que um calendário genérico de campanhas. Continuidade de apoio é um tema à parte e pede uma leitura cuidadosa dos registros da sua base.

Se a organização avalia oferecer vantagens a quem apoia, como um clube de benefícios para doadores, trate essa decisão separadamente do recibo. O recibo registra uma doação; um clube é outra forma de relacionamento. Juntar os dois no mesmo documento deixa o doador sem saber o que recebeu e por quê.

Quais erros evitar e quando envolver o contador

Ao revisar os recibos já emitidos, procure estes sinais de que o processo precisa de ajuste. Cada um deles aponta para uma etapa específica do fluxo, e é por ela que a correção deve começar.

Envolva o contador ao criar o modelo, ao mudar a forma de receber doações e sempre que um doador perguntar sobre imposto. Nesses casos, cabe à equipe encaminhar a dúvida, não interpretar a regra por conta própria.

• Numeração com saltos ou repetida, sem registro do motivo.
• Nome do doador diferente do que consta no cadastro ou no extrato.
• Recibo emitido antes de o valor ser conferido na conta.
• Valor atribuído a bens doados sem orientação da contabilidade.
• Promessa de benefício fiscal no recibo ou na mensagem de agradecimento.